ARCHIVO DE DOCUMENTO 

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al loca donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

•  El lugar donde se custodia dicho fondo.

• La institucional o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

ANTIGÜEDAD

Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados. En otro tiempo, se llamaron chartarium, scrinium, tabulárium. Consta su existencia en el Antiguo Egipto, en Asiria, en Grecia y en Roma y de algunos textos de las Sagradas Escrituras se infiere que también existían en el pueblo de Israel. Por regla general, excepción hecha de los palaciegos asirios y persas, los archivos de las civilizaciones antiguas se hallaban en el recinto de los templos. En Roma, se conservaban los tratados de paz y alianza en el templo de Jupiter Capitolino. Los anales de los pontífices en el de Juno, los registros de los nacimientos en el de Saturno.

                       

                         Qué es Documentos de archivos?

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Archivo

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada en el transcurso de su gestión  conservados, respetando su orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia.

Archivo central 

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne  los documentos transmitidos por los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante.

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una personas física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• El lugar donde se custodia dicho fondo.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivista del fondo.

     LA ORDENACIÓN

En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con relación a los otros.

 Tipos de ordenación:

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:

• Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
• Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.
• Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

Operaciones relacionadas con la ordenación:

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:

• Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc.
• Signatura y Sellado como medida de seguridad y control.
• Datación indicar fecha completa.
• Numeración y foliación se indica en lápiz en el lado superior derecho.
• Agregación re ubicación de documentos mal colocados, exige un testigo.

Qué es foliación archivo 

El presente documento tiene como propósito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre foliación en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) 

Definiciones

• Folio: Hoja.
• Foliar: Acción de numerar hojas.
• Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. 
• Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 
• Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. 
• Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 
• Paginar: Acción de numerar páginas.

Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

Materiales

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.